Советы, которые помогут начать выбираться из ловушки «я все время занят».

Существует много рекомендаций, как правильно составить «to-do list». Я предлагаю посмотреть на вопрос эффективности управления временем с обратной, непривычной стороны - как успевать «не делать». Давайте поговорим про так называемый «not to-do list».

Впервые я составила свой «not to-do list» в ситуации, которую многие из вас узнают. Это был обычный выходной, я планировала побыть дома с семьей. Мне предстояло провести выходные с сыном - и традиционно объединить это времяпровождение с целым рядом попутных задач: убрать дом, приготовить еду, постирать, ответить на письма, поговорить по телефону. Все эти дела в какие-то конкретные моменты кажутся важными, но абсолютно не дают возможности выполнить первоначальную задачу - провести время с сыном.

Головой я прекрасно понимаю все эти ловушки, и однажды титаническим усилием воли объединила все такие дела в список задач, которые не должна выполнять, когда есть конкретная, не связанная с ними цель. Целью было провести время с сыном. Поэтому все остальное отправилось в список «not to do». Все мои эмоции и время сегодня достанутся ему, решила я. И так оно и было.

Я распространила этот же прием на другие сферы жизни и попросила тех, кого коучу, поэкспериментировать с этим в рабочей обстановке - наложить мораторий на второстепенные и отвлекающие от основной задачи.
Как составить список дел, которые можно отложить, когда все задачи «суперважные» и «суперсрочные»?

Это позволяет и успевать больше, анализировать, куда уходит время, сосредоточиться на главном и важном и не распыляться на ненужные задачи.

Читайте также: Їжа - синонім свободи по-російськи

Как составить такой список, когда все задачи «суперважные» и «суперсрочные»?

Изо дня в день вы выполняете большой объем работы, которую не планировали. Причем большая часть таких задач попадает в раздел «важные и срочные», хотя место им в списке «срочное, но не важное», а часто вообще в мусорной корзине. Последнее легко проверить, если честно спросить себя: а что случится, если я не буду этого делать? Если ничего - то в корзине такой задаче и место.

Попробуйте составлять свой not to-do list.

Можно начать с простых задач:

• не проверять каждые 10 минут ленту facebook и групповые чаты в мессенджерах;

• не затевать уборку в шкафу в момент, когда нужно засесть за написание стратегии;

• не участвовать в совещаниях, где ваше присутствие не обязательно;

• не звонить по «суперважному» вопросу другу, когда нужно вычитать отчет.

• не отвлекаться от выполнения задачи, чтобы ответить на звонок и т.д.

Эти «игры» с собственным разумом не решат проблему прокрастинации полностью, но помогут начать выбираться из ловушки «я все время занят».

Чтобы решить вопрос с not to-do list глобально, в течение месяца каждую неделю выделяйте один день и записывайте все свои дела - проделанные рабочие задачи, личные и рабочие звонки, чтение новостей, работу с почтой, коммуникации в чатах. Записывайте абсолютно все, что делаете.

Читайте также: 40 счастливчиков, случайно встретивших своих двойников: часть I

В конце месяца посмотрите на этот список дел и выделите задачи:

• которые выполняли без предварительного планирования - то есть те, которых не было в списке ваших дел;

• о выполнении которых вы сожалеете;

• результатами которых вы недовольны;

• системное выполнение которых не приближает вас к цели;

• выполнение которых в момент реализации казалось важным, но сейчас понятна их бесполезность и суетность.

Иногда такие not to-do lists получаются супер-длинными. И пусть это не пугает вас и не отбивает сразу же мотивацию использовать этот инструмент. Чтоб «список ненужных дел» работал, выберите из него только те задачи, которые:

• удивили вас больше всего;

• отняли намного больше времени, чем вы думали;

• вы делали на автомате, не оценивая необходимости их выполнения в каждой конкретной ситуации;

Выберите всего 3-4 таких пожирающих время задачи - и поставьте себе цель на ближайший месяц разобраться с этими хронофагами.