The Village продовжує давати поради про те, як ефективніше витрачати, економити час і вести справи. Коуч Макс Черепіца розповів, як скласти розпорядок дня, якого буде приємно та легко дотримуватися.

Знайдіть улюблений планувальник завдань

Програм, які допомагають скласти список справ, немало. Окрім ведення списку справ на день, тиждень, місяць, сучасний планувальник може також нагадувати про справи, які ви давно запланували, але не встигаєте зробити.

Читайте також: Как держать все под контролем: 5 принципов управления временем

Сам Макс зараз використовує Things, до цього у нього були Todoist, Wunderlist, OmniFocus. Він радить обирати планувальник так само, як улюблений блокнот. «Потрібно, щоб вам було у ньому зручно, симпатично, були всі необхідні функції, які для вас важливі, і хотілося в цей планувальник заходити», – розповідає він.

Почніть звечора

Краще складати список справ напередодні ввечері. Варто виділяти час, щоб передивитися те, що вже вдалося виконати, і розібратися з тим, що ще треба зробити. Вечірній список необов’язково робити дуже детальним, можна лише загально окреслити, що ви хочете зробити: отримати документ, написати статтю.

Зранку його можна передивитися, конкретизувати та розібратися, в який час ви будете займатися цими справами. Вечірнє планування допомагає зекономити час уранці та не забути щось важливе.

Плануйте дрібні справи теж

Автор книги «Як упорядкувати справи» Девід Аллен пропонує використовувати правило п’яти хвилин: якщо щось можна зробити за п’ять хвилин, то краще це просто зробити, а не записувати. Але Черепіца вважає, що це не завжди працює: короткі завдання можуть зайняти половину дня, а наприкінці виявляється, що ви не встигли зробити багато важливого.

Невеликі завдання, наприклад відповідь на лист, потрібно також записувати та відводити для них час у своєму розкладі. Це допоможе, з одного боку, не забути про нього, а з іншого – скласти правильну картину того, чим саме ви займалися. Якщо весь день ви відповідали на листи, але в результаті не змогли завершити важливий проект вчасно, ви зрозумієте, що саме пішло не так.

Не перевантажуйте себе дедлайнами

Деякі люди складають великі списки справ на день, до них входять не тільки важливі зустрічі, а й, наприклад, необхідність прочитати статтю. Якщо частина таких справ не зроблена вчасно, виникає почуття вини. Але іноді потрібно визнати, що все встигнути неможливо, і відкласти частину справ на потім, попередивши про це інших, якщо потрібно.

Не варто також ставити дедлайни до справ, які цього не вимагають. Якщо ви хочете прочитати книгу чи купити нову пару взуття, але це не терміново, не визначайте дедлайн, так ви уникнете зайвого розчарування, якщо не встигнете зробити це вчасно.

Підбивайте підсумки в щоденнику

Хороша звичка – записувати в щоденник підсумки дня. Це дає змогу підбити підсумки та зрозуміти, у якому напрямку ви рухаєтеся, чи не загубили фокус. Можна завести щоденник, скласти чек-лист і відмічали у ньому те, що вдалося зробити, або заздалегідь зробити список питань. «Я регулярно відповідаю, як минув день, що я сьогодні зрозумів, як можна було зробити по-іншому», – говорить Макс.

Не варто змушувати себе писати щоденно, у вихідний можна зробити перерву, знайти оптимальний для себе розклад, щоб підтримувати цю звичку.

Діліть завдання на частини

Деякі завдання здаються такими великими, що підступитися до них буває важко. Наприклад, підготовка презентації може зайняти не один день. Шанси, що завдання, яке лякає, буде відкладене на потім, доволі великі.

Читайте також: 7 способов работать быстро – и эффективно

Максим радить ділити великі завдання на менші: спочатку запланувати зробити чернетку, потім підібрати ілюстрації. Те, що не хочеться робити, можна ділити на частини доти, доки завдання не стане маленьким і легким. 

Підписуйся на сторінки UAINFO у Facebook, Twitter і Telegram