Когда Вы принимаете нового сотрудника в компанию, важно ознакомить его не только с рабочими обязанностями, но и с теми подходами,  которые помогут ему выполнять cвои обязанности максимально эффективно. В этой статье мы обсудим, как помочь сотрудникам наладить эффективную работу с электронной почтой. Почему это важно?

Электронная почта — это один из наиболее распространённых пожирателей рабочего времени. В результате аудита рабочего времени, часто оказывается, что сотрудники тратят на разбор почты почти 2 часа в день. Завалы непрочитанных писем приводят к нарушениям сроков выполнения задач.

Улучшение работы с почтой можно разделить на два блока:

1. Знание и использование функций своего почтового ящика.

Это означает, что в первую очередь, персонал должен изучить возможности электронной почты и начать ими пользоваться. Вот главное, что надо знать, работая с email:

Как распределить информацию по папкам.

В электронном ящике есть ряд стандартных папок, например, таких как: “работа”, “счета”, “важные”, “личные” и др. Важно настроить свои папки. Рекомендации:

создать папки, куда будут попадать письма руководителя (проверять их в первую очередь);

от подрядчика (легко найти историю переписки);

с предложениями, прайс-листами (эти письма не требуют срочного ответа, при необходимости в будущем можно вернуться к предложению);

и другие папки.

Как использовать маркировку писем

Все почтовые сервисы используют разные способы дифференциации почты. Одни предоставляют возможность отмечать важные письма флажками, звездочками или другими значками. В некоторых, сообщениям присваиваются цветовые категории в зависимости от того, к какому ярлыку они будут прикреплены.

Визуальная сортировка входящей электронной почты также значительно упрощают работу с email и поиск нужной информации.

Как быстро искать нужные сообщения

Почтовые службы предлагают большие возможности расширенного поиска сообщений с помощью операторов расширенного поиска.

Операторы – это слова и символы запроса, которые помогают искать сообщения по разным критериям: отправителю, теме, ярлыку, письма с прикреплёнными файлами.

2. Правильное распределение времени на работу с электронной почтой

Лео Бабаута, автор нескольких книг по тайм-менеджменту и ведущий популярного блога об управлении временем, поделился своими 10-ю привычками для эффективной работы с электронной почтой.

Реже заглядывать в почту

Не держать окно почты открытым целый день. Лео Бабаута говорит: «Я пришёл к мысли, что если в моем ящике накопится 20-30 писем, то мир не рухнет, в то же время, именно такое количество мне несложно будет быстро обработать. Внимание! Я говорю «обработать», а не «прочитать».

Я открываю папку «Входящие», чтобы раскидать сообщения по другим папкам, а не для того, чтобы прочитать их и оставить тут же.

Раскидать по папкам

Я открываю почту и начинаю быстро принимать решения: удалить или архивировать, прочесть и ответить сразу (если это займет не более 2 минут) или архивировать, отправить быстрый ответ и затем архивировать, добавить в мой список дел, чтобы заняться этим позже (пометить звездочкой и затем архивировать).

В любом случае, во входящих НИЧЕГО не должно остаться.

Немедленно добавить всё в календарь

Если в письме мне приходит какая-то дата, о которой я должен помнить, я сразу заношу её в календарь. Личная встреча или разговор по Скайпу, тренировка или что-то, о чём я должен вспомнить только через неделю — всё немедленно отправляется в календарь. Сейчас это моя самая лучшая привычка, она доведена до автоматизма, и благодаря ей, я крайне редко про что-то забываю.

Писать короткие письма

Мой ответ на письмо составляет обычно 1-3 предложения. Редко когда я пишу письма длиннее 5 предложений. И для того должна быть веская причина.

Если мне действительно нужно написать много, я лучше сделаю это в Google Docs и предоставлю доступ нужному человеку. Короткое письмо означает быстрый ответ от получателя, ведь человеку не придётся пробираться сквозь дебри вашего красноречия, чтобы уловить и усвоить ключевую информацию.

Быстро добавлять задачи в todo-лист

Некоторые используют инбокс в качестве списка дел, но он мало приспособлен для этого, и вот почему:

 Дела, которые нужно выполнить, смешиваются с другими письмами, и потом их сложно выловить из общей массы.

 Повествование в письме не всегда содержит конкретное руководство к действию, но на основании письма вы можете поставить себе задачу.

Когда вы соберетесь её выполнить, вам снова придётся перечитывать письмо, чтобы вспомнить, какую конкретную задачу поставили вы себе после его прочтения.

 Каждый раз, когда вы заглядываете в почту, чтобы выловить очередное дело, вы натыкаетесь на новые сообщения, которые привлекают ваше внимание и отвлекают от основных дел, сбивая рабочий ритм.

Простой и удобный todo-лист — это обычный текстовый документ, куда вы можете добавлять задачи из писем буквально в пару кликов. Да и во время работы такой лист будет более эффективным инструментом, ведь вам не придётся всё время заглядывать в инбокс.

Хранить во входящих только непрочитанные сообщения

Это фишка для продвинутых пользователей. Я хакнул мой Gmail-ящик таким образом, что в нём теперь не могут храниться прочитанные сообщения.

Это означает, что если я открыл письмо и не кинул его в любую другую папку, то оно просто исчезнет.

Это мотивирует меня принять решение о том, как поступить с этим письмом, немедленно, или я просто его потеряю. Благодаря этой специфической настройке, в моем инбоксе не копятся открытые сообщения, которые постепенно становятся мусором.

Отложить для прочтения

Частенько мне присылают ссылки на статьи. Их я тут же отправляют в закладки, чтобы почитать позже. Вот почему я стараюсь тратить меньше времени на почту, ведь у меня так много интересного для чтения, кроме неё.

Беспощадно фильтровать

Когда в моём ящике появляется письмо, которое я не хотел бы видеть, я расправляюсь с ним немедленно. Не ленюсь отписаться от рассылки или установить фильтр на данного отправителя. И это значительно сокращает поток входящих писем.

Я безжалостен в отношении писем, которые засоряют мой инбокс, и правило это применяю даже в отношение людей, которые слишком меня беспокоят.

Закрыть почту по окончании обработки писем

Разобрали сообщения — закройте почту и не открывайте несколько часов до того момента, пока там снова не накопится достаточное количество писем.

Завести для себя некоторые привычки для эффективной работы с почтой — это очень правильно. Вы сразу заметите, насколько спокойней вы стали выполнять более важные дела, избавившись от навязчивой проверки почты каждые 10 минут. Ваша голова освободится для свежих мыслей, как только ваш инбокс освободится от лишних писем.

Знание возможностей инструмента и тренировка навыков эффективной работы с почтой сделает работу значительно более эффективной.