C наступлением 2017 года истек срок действия моратория на проведение налоговых проверок. Напомним, что временные послабления были установлены для предприятий, учреждений и организаций, физических лиц -предпринимателей с объемом дохода до 20 миллионов гривен за предыдущий календарный год. Поэтому с 1 января 2017 года представители органов ГФС стали снова приходить к плательщикам с документальными проверками без каких-либо ограничений. Единственный нюанс: такое право перешло от инспекций главным управлениям (вторая инстанция в структуре налоговой). В связи с этим сегодня снова актуальным является вопрос: а как же удачно пройти налоговую проверку?

Для начала нужно понять, что же означает «удачно пройти проверку» . Известно, что в случае обнаружения нарушений по результатам проверки согласно НК Украины налоговая составляет акт. Если нарушений нет - справку. Так вот «удачно пройти проверку» вовсе не означает исключительно получить по ее результатам справку об отсутствии нарушений (что было бы идеально). И это вполне объяснимо, ведь одной из функций органов ГФС является пополнение бюджета и просто так инспектор не придет проверять. Поэтому основными задачами плательщика во время проверки являются:

• проследить за соблюдением процедуры ее проведения
• обнаружить проблемные места в налоговом, бухгалтерском учете и исправить их
• зафиксировать нарушения со стороны проверяющих
• подготовить базу для оспаривания решений/действий налоговой в административном/судебном порядке.

Что же необходимо сделать для успешного прохождения проверки.

1. Установить лица проверяющих и проверить документы. Проверять документы необходимо тщательно, поскольку ошибки в их составлении или же отсутствие какого-либо документа согласно НК Украины является единственным основанием для недопуска представителей налогового органа к проведению проверки.

Главным документом, на основании которого проводится проверка независимо от ее вида, является приказ. При внеплановой проверке он направляется или вручается плательщику до её начала, а при плановой - не позднее, чем за 10 календарных дней до дня проведения и вместе с уведомлением, в котором указывается дата начала проверки. Первым делом вам необходимо убедиться, что приказ есть и он отвечает требованиям законодательства, а именно - в нем должны быть указаны дата выдачи, название налогового органа, название и реквизиты субъекта проверки, цель, вид и основания проверки, дата начала и срок проверки, период деятельности, который будет проверяться. Приказ должен быть подписан руководителем налогового органа (замом или уполномоченным лицом) и скреплен печатью.

Читайте также: ТОП-10 ошибок работодателей при проверках

Вместе с приказомплательщику предоставляется письменное уведомление. При плановой проверке в нем указывается дата начала проверки. Если проверка внеплановая - дата и место проведения.

Направление на проверку. В направлении на проверку необходимо проверить наличие даты выдачи, названия налогового органа, который выдал его, реквизитов приказа, реквизитов предприятия, которое проверяется (субъекта, объекта проверки), цели, вида и оснований проверки, даты начала и срока проверки, должности, фамилии, инициалов инспектора. Направление, как и приказ, должно быть подписано руководителем налогового органа (замом или уполномоченным лицом) и скреплено печатью.

Служебное удостоверение. Инспектор, пришедший на проверку, должен предъявить свое служебное удостоверение. Причем данные такого удостоверения должны совпадать с данными, указанными в направлении. Поэтому вам необходимо проверить и переписать серию, номер удостоверения, Ф.И.О., звание, должность, орган, дату выдачи, срок действия. По возможности сделайте копии удостоверения и остальных документов.

2. Узнать информацию о виде и предмете проверки. Вам необходимо понимать, какую проверку предстоит пройти. От этого зависит порядок действий и с вашей стороны, и со стороны проверяющих. Информацию о виде и предмете проверки можно узнать из документов, которые представители органа ГФС должны предъявить плательщику перед тем, как приступить к делу. В частности, из приказа.

Документальные проверки могут быть плановыми и внеплановыми, выездными и невыездными. Плановая проверка проводится согласно утвержденному плану-графику, который должен публиковаться на официальном веб-сайте ГФС Украины.Для внеплановой проверки основания предусмотрены НК Украины, самыми «популярными» из которых являются обнаружение нарушений законодательства плательщиком и непредставление ответа на запрос налоговой по этому вопросу, решение суда о проведении документальной проверки.

Что касается предмета проверки, то он зачастую связан с ее видом. Так, плановые проверки являются комплексными. В таком случае проверяется правильность расчета, декларирования и уплаты всех налогов, сборов за несколько последних лет по всем контрагентам. Во время проведения внеплановой проверки, как правило, исследованию подлежат взаимоотношения плательщика с конкретными контрагентами и/или за конкретный период.

Очень важно обратить внимание, совпадает ли предмет настоящей проверки с предметами проверок предыдущих. Ведь повторное проведение проверки по одному и тому же вопросу является нарушением законодательства со стороны налоговой и в дальнейшем плательщик может использовать такой аргумент в споре с контролирующем органом.

3. Организовать работу с документами (сопровождение непосредственного процесса проверки). Независимо от вида проверки, проверяющие скорее всего имеют список «проблемных мест» плательщика. Например, в этот список входят «сомнительные» по мнению государства контрагенты, операциям с которыми представители ГФС уделят особое внимание. Именно по таким операциям налоговая рассчитывает доначислить обязательства. Искать будут пробелы в первичной документации, отсутствие первички и/или обязательных реквизитов, расхождения с показателями налогового, бухгалтерского учета.

Поэтому налогоплательщику необходимо провести аудит деятельности (документации), связанной с предметом проверки. По результатам аудита определяются слабые места, которые требуют доработки. Также нужно сформировать перечень возможных вопросов со стороны представителей ГФС и подготовить на них ответы, продумать схемы заключения сделок и выполнения их условий. Например, условия поставки и перевозки товара по цепочке - заказ, оплата, переход права собственности, перевозка, и т д. Все эти схемы должны соответствовать условиям договора, НК Украины и правилам ведения учета.

Отдельное внимание необходимо уделить вопросу предоставления документов во время проверки. Согласно требованиям НК Украины, налогоплательщик обязан предоставить проверяющим в полном объеме все документы, связанные с предметом проверки. И такая обязанность возникает сразу после ее начала. Только вот конкретного перечня законодательством не предусмотрено. Поэтому не стоит спешить и давать сразу всё. Сперва уточните у инспекторов: что требуется для начала работы. Вы вправе предоставлять необходимые документы в течении всего срока для проведения проверки. Но желательно это сделать не позднее, чем за 3 дня до ее окончания. Иначе срок проверки могут продлить.

Помните, что изъятие оригиналов первичных, финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов запрещается, за исключением случаев, предусмотренных уголовным процессуальным законодательством. Поэтому не отдавайте оригиналы документов проверяющим с собой, не оставляйте их наедине с этими документами. Если проверка выездная - выделите отдельное помещение, место для инспекторов и направьте человека, который будет сопровождать проверку, следить за документами и сможет ответить на вопросы проверяющих. Если проверка невыездная и налоговая желает видеть оригиналы, необходимо воспользоваться правом присутствовать во время проверок, и контролировать процесс уже в офисе налоговой. Выполнить это будет сложнее, однако наличие у вас оригиналов первичных документов во время административного/судебного разбирательства стоит потраченных усилий.

Еще один нюанс - если вы откажетесь предоставить копии документов, представитель контролирующего органа может составить акт в произвольной форме, удостоверяющий факт отказа, с указанием перечня документов, которые было предложено подать плательщику. Указанный акт подписывается представителем органа ГФС и налогоплательщиком. В случае отказа налогоплательщика от подписания, в акте делается соответствующая запись. Таким образом скрывать документы - не вариант. С другой стороны, если инспектор не запросил какие-либо документы во время проверки и, соответственно, не составил вышеуказанный акт, можно заключить, что плательщик предоставил все необходимое.

Важно понимать, что независимо от вида проверки у проверяющих есть конкретное количество дней для ее проведения, и, если у вас не нашлось сходу документа и/или ответа на вопрос, возьмите паузу для размышления и не торопитесь с ответом. Чего-то не хватает - скажите, что поищите до завтра. За это время многое можно успеть!

4. Инвентаризация во время проверки. Проверяющие согласно НК Украины в процессе проведения проверки вправе требовать у налогоплательщиков проведения инвентаризации. В таком случае сверке подлежат основные средства, товарно-материальные ценности, денежные, наличные средства. И если инспектор желает воспользоваться своим правом, то инвентаризацию нужно провести. Ведь отказ является основанием для наложения ареста на имущество плательщика. Только сделать это нужно лишь в том случае, когда у вас на руках будет официальный запрос от налоговой на проведение в рамках проверки инвентаризации.

5. Получить акт проверки и подать возражения. Акт составляется налоговым органом, подписывается инспекторами, которые проводили проверку, и регистрируется в 5-дневный срок. В случае выездной проверки акт вручается/отправляется плательщику в день подписания/отказа от подписания, если проверка невыездная - вручается/отправляется плательщику не позднее следующего за днем регистрации дня. Время, потраченное на оформление акта, не входит в срок проведения проверки.

Если вы не согласны с выводами проверяющих (а вы, конечно, не согласитесь с выводами о нарушениях), отказываться от получения экземпляра акта проверки бесполезно и даже опасно, поскольку такие действия не освобождают налогоплательщика от обязанности уплатить донасчитаные по результатам проверки денежные обязательства. Правильно будет отслеживать процесс составления акта и договориться с проверяющими о том, что вы сами его заберете. Это необходимо, чтобы избежать возможных проблем с почтовой доставкой и вовремя среагировать - в официальном порядке подать в течение 5 рабочих дней возражения на акт, которые являются неотъемлемой его частью. Такие возражения будут рассмотрены налоговой и должны быть учтены при принятии решения по результатам проверки. В тексте возражений обязательно следует попросить заранее уведомить вас о времени и месте их рассмотрения. А потом, уже в ходе рассмотрения снова изложить свою позицию.

Это основные моменты, на которые необходимо обратить внимание.

Читайте также: Проверка инспекторами Гоструда. Что важно знать?

Рекомендации

Кроме того, чтобы ситуация с проверкой не вышла из-под контроля, настоятельно рекомендуется предпринять следующие шаги.

Во-первых, разработать план на случай проверки. Например, составить инструкцию для персонала, в которой четко прописать последовательность действий, модели поведения, способы защиты. В инструкции обязательно следует указать какими правами могут пользоваться сотрудники во время проверки, а также перечислить что имеют право делать, требовать инспекторы, а что им запрещено.

Во-вторых, на основании разработанных советов нужно провести инструктаж.

В-третьих, необходимо организовать процесс хранения документов с целью оперативного реагирования на запросы контролирующего органа. Таким образом проще будет вовремя самостоятельно проверить наличие документации, ее соответствие требованиям законодательства. Кроме того, в случае форс-мажора без потери времени можно быстро переместить документы в безопасное место.

Таким образом, если к вам пришли с проверкой, не паникуйте. Это обыденная процедура, которую можно пройти без существенных потерь, если придерживаться определенных правил. Одновременно, к проверке нужно быть готовым. Подготовка позволит вам самостоятельно обнаружить проблемы и слабые места, продумать потенциальные коварные вопросы со стороны проверяющих и составить ответы на них. Тогда проверка не застанет вас врасплох, и вы создадите благоприятные условия для оспаривания налогового уведомления-решения, которое может быть принято на основании акта.

Если вы осознаете главные цели при проверке, выполните поставленные задачи, последуете вышеизложенным рекомендациям, тогда все для вас должно сложиться успешно. Возможно вы даже получите на руки не акт, а справку.