«Ах, боже мой, боже мой! Как я опаздываю!» — трагически восклицал Белый кролик, персонаж «Алисы в Стране Чудес». Вам случается часто ему вторить, ведь вы тоже ничего не успеваете? Возможно, самое время ознакомиться с практическими рекомендациями для тех, кто устал проигрывать в неравных схватках со временем.

«Я не понимаю, куда провалились полгода, — в панике восклицает 32-летняя Алла. — Через две недели моя диссертация должна быть у рецензента, а у меня первая половина в черновике, а вторая вообще состоит из разрозненных заметок! Не представляю, что я буду делать». Ей вторит 45-летний руководитель отдела Валерий: «Для запуска проекта нужны расчеты, а мой сотрудник их задерживает, в итоге весь отдел тормозит».

Но сложности со временем начинаются в гораздо более раннем возрасте. Ученица 5 класса Саша тоже жалуется на острую нехватку этого ценного ресурса: «Нам столько задают, что я сижу над домашкой иногда до одиннадцати. А мне же хочется и с друзьями поговорить, и в компьютер поиграть!»

Читайте также: Способы расстановки приоритетов

Но в сутках 24 часа — и больше не будет. Неудивительно, что около сорока лет назад появились специалисты, которые задумались над тем, как эффективно использовать те часы и минуты, которые у нас есть. С тех пор искусство управлять временем совершенствуется и специализируется — появляются пособия для бизнесменов, руководителей и офисных работников, продавцов и производственников. Специализация эксперта по тайм-менеджменту и личной эффективности Анны Всехсвятской — планирование «женского времени». Итак, уточняем детали и выявляем подводные камни — все, что необходимо учесть, чтобы наше управление временем своей жизни приблизилось к идеальному.

Общие принципы

Все профессионалы тайм-менеджмента согласны с тем, что полезно определять цели, а затем представлять их в виде конкретных и достижимых задач. Расставьте задачи в порядке приоритетов: сначала более важные и срочные, а менее важные — в оставшееся время. Проследите, чтобы отдых и личная жизнь тоже вошли в список задач.

Запишите все запланированные действия в виде списка и обозначьте, какое время, с вашей точки зрения, потребуется для их выполнения. Потом вы сможете сравнить это с тем, что получилось в действительности. В следующий раз это поможет вам рассчитывать время точнее.

А вот период, на который мы строим планы, разные специалисты определяют по-разному. На день, на месяц? «Когда я планирую время, предпочитаю расписать всю неделю по дням и сделать это в выходные за полчаса», — признается эксперт.

КОМУ НУЖЕН ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ 

Тайм-менеджмент определенно пригодится тем, у кого в жизни больше двух «активных сфер», говорит Анна Всехсвятская. То есть кроме домашних дел и работы есть еще желание развиваться, делать карьеру, уделять время друзьям, любимому хобби, заниматься спортом и путешествиями.

Впрочем, и одна сфера жизни может быть очень активной: например, бизнес с большим оборотом и большим количеством сотрудников. Или бизнес на этапе становления, когда нужно как можно быстрее достичь заметных результатов. С этими задачами без упорядочивания своего времени не справиться.

Отдельная «активная сфера» — дети: пока они не стали самостоятельными, нам кажется, что они поглощают все наше время.

Время много значит для большинства жителей мегаполиса: в большом городе предлагается больше интересных занятий и в то же время расстояния до работы, друзей и культурных центров сильно укорачивают наши сутки. Если мы живем в небольшом городке, где работа, друзья и развлечения в шаговой доступности, на работе и дома все отлажено и этот стабильный образ жизни нам нравится, в тайм-менеджменте нет необходимости.

Учитывать контекст

Многие смотрят с утра на огромный список дел и сами пугаются объема. Единый большой список неудобен, потому что часть дел неактуальны в данный момент. Зачем целый день держать перед глазами перечень дел, которые нужно сделать вечером? Лучший способ — разделять списки дел по контекстам.

Можно ориентироваться на время дня, и тогда список дел распадается на «утренний», «дневной», «вечерний». Или списки «ребенок в школе» и «послешкольный». «Контекстом» может быть рабочий инструмент: телефон, компьютер — сделал разом все нужные звонки, потом включил компьютер, нашел статью, проверил почту и т.д.

Можно привязать списки к месту — дом, работа, выход в город. «Дома вы видите только перечень домашних дел, на улице — список покупок в магазине, дела в банке, на работе...» — уточняет эксперт. Выбирайте любой удобный вам принцип, по которому разделяете день на тематические контексты. Важно, что в компактных списках вы не отвлекаетесь ни на что другое и легко ориентируетесь в приоритетах.

Расписывая дела, обязательно оставляйте себе «подушку запасного времени». Эксперты рекомендуют планировать только 70% как рабочего, так и личного времени, а 30% оставлять про запас. Анна Всехсвятская также предлагает не притирать дела друг к другу вплотную с точностью до минуты, а оставлять между ними 15-минутные зазоры. Тогда опоздания партнера, ваши собственные опоздания, затянувшиеся разговоры не позволят обрушиться всему дневному графику.

Чтобы сделать график дел более сбалансированным, можно составлять план не только на день, но и на неделю, месяц и дальше. Так мы увидим, насколько рационально распределяем время между сферами жизни. Если на работе завал и это нам кажется самым важным, то дневной график составляем с перевесом рабочей сферы. Но тогда семейное торжество, гастроли любимой группы или родительское собрание случаются внезапно и выбивают нас из колеи!

«Большой» график, например, на месяц, позволяет заблаговременно уложить в него другие важные сферы: семью, развлечения, уход за собой. Кроме этого в жизни случаются действительно непредсказуемые и непреодолимые обстоятельства, из-за которых ежедневный график срывается полностью, и нас может накрыть паника — ничего не успеть! А в нашем «большом» графике проще увидеть, как можно переставить и подвинуть дела, чтобы минимизировать форс-мажор.

Учитывать себя

Индивидуальных приемов тайм-менедж­мента не существует, но есть индивидуальные особенности, которые нужно у себя замерить. И уже с их учетом создавать собственные правила тайм-менеджмента и планировать дела.

Первое, что стоит оценить, — свои нагрузки, утомляемость и способность к восстановлению. У неработающей студентки, живущей с родителями, много сил и времени на отдых. У замужней женщины с маленькими детьми и собакой совсем другие нагрузки и возможности для восстановления. Переоценка сил при планировании может привести к срывам, отчаянию и болезням.

Не надо пытаться объять необъятное, лучше ставить посильные задачи и делать только самые важные дела, пусть понемногу, но регулярно. Остальное кому-то делегировать или отложить до лучших времен.

Очень полезно изучить свои биоритмы, подъемы и спады активности в течение дня. Дело, которое на пике активности может быть сделано за 15 минут, в минимуме активности будет выполняться в несколько раз дольше. Поэтому в активные периоды планируем самые сложные и креативные задачи, а на спаде активности делаем рутинные необходимые дела.

Наши внутренние часы работают по-разному, некоторые ошибаются в оценке прошедшего времени в несколько раз. Можно себя протестировать, замерить ощущение времени на каком-нибудь небольшом деле, а потом сравнить с показаниями часов. Если же мы замечаем, что постоянно делаем все дела несколько дольше, чем предварительно было записано в графике, то при составлении плана стоит внести индивидуальные поправки.

Установить приоритеты

«Никакой продвинутый тайм-менедж­мент, никакие инструменты планирования не сработают, если у нас нет достаточной мотивации», — говорит эксперт. Любое дело делается быстро и азартно, если нами руководит стремление его сделать и получить результат. А когда мы тормозим и отвлекаемся от выполнения дела, это означает, что в глубине души мы не хотим его делать.

Не хотим, но вроде бы должны, а почему должны — непонятно. Это внутреннее противоречие отнимает массу энергии, ломает все планы. Но как разобраться в собственной мотивации? Не задаваться же вопросом «А зачем мне это нужно?» каждый раз перед мытьем посуды. Система обучения тайм-менеджменту Всехсвятской начинается с курса «Порядок в голове».

Сначала нужно определиться с личными ценностями и выяснить, что для нас действительно важно. Отделить и выкинуть чужие ценности, которые навязаны воспитанием и общественным мнением, обнаружить бессмысленные ограничения «никто так не делает, не положено», прилипшие страхи «я не смогу», — и избавиться от них.

По своим правилам

Привычка и навык слушать интуицию поможет выявить настоящие мечты, научиться фантазировать и превращать фантазии в осмысленные цели. Дорогие нашей душе ценности и мечты мы учимся защищать от критики других, а также от «внутреннего критика». Осознание наших стремлений укрепляет внутренний стержень личности, и возникает четкое понимание, куда мы хотим двигаться и зачем все это нужно.

На фундаменте осознанности можно возводить здание тайм-менеджмента — ставить цели, распределять приоритеты... И тогда выбор работы, партнера, хобби, мест отдыха уже будет не случайным или навязанным, а собственным и любимым.

Нет единых «правильных» приемов планирования, подходящих для всех, ведь мы очень отличаемся друг от друга, живем разными жизнями, в разных городах и в разном климате. Но тот, кто научился учитывать свои обстоятельства, может попробовать создать собственную систему тайм-менеджмента. Его планы на день, на месяц и на любой срок будут гармоничными и эффективными, потому что подстроены точно под него, будто бы скроены по его мерке.

ТАЙМХАКИНГ 

Хотите взломать время? Советы автора бестселлеров о мотивации и тайм-менеджменту Дэниел Пинк.

Правильный тайминг — это когда вы попадаете на «зеленую волну» при старте проекта, продвижении продукта или раскрутке кандидата. Иногда успешный результат зависит от игры случая или от стечения обстоятельств, но также может быть следствием целенаправленных усилий, считает автор книги «Таймхакинг. Как наука помогает нам делать все вовремя», а также других бестселлеров о мотивации и тайм-менеджменту Дэниел Пинк.

Читайте также: Пять проверенных правил. Как не только ставить цели, но и достигать их

Для начала определите свой тип «старым добрым» способом.

Жаворонок, сова или воробей?

Жаворонки легко встают утром, днем у них энергии хоть отбавляй, а к вечеру она угасает. Совы не любят утро, а пик их активности приходится на 17-20 часов. Все остальные люди (а их большинство — 60-80%) — это обычные птицы, назовем их «воробьи», которые встают не рано и не поздно. То есть для подавляющего большинства (жаворонков и воробьев) волна позитива приходится на утро. Совет совам: если вы договариваетесь о встрече после обеда, убедитесь, что встречаться вы будете с такой же совой. Или договаривайтесь на самый ранний вечер.

Выберите для себя оптимальное время

Жаворонки:

• аналитические задачи: первая часть утра;
• проблема, требующая творческого решения: предвечернее время и ранний вечер;
• произвести впечатление на публику: утро;
• принятие решения: первая половина утра.

Совы:

• аналитические задачи: ранний вечер;
• проблема, требующая творческого решения: утро;
• произвести впечатление на публику: утро (извините, придется встряхнуться);
• принятие решения: позднее утро и предвечернее время.

Воробьи:

• аналитические задачи: до середины утра;
• проблема, требующая творческого решения: предвечернее время и ранний вечер;
• произвести впечатление на публику: утро;
• принятие решения: до середины утра.

Підписуйся на сторінки UAINFO у Facebook, Twitter і Telegram