Вы чувствуете, что работаете все время, но не получаете желаемых результатов? Вы не одни. Это проблема, которую должны преодолеть многие талантливые люди. К сожалению, некоторые люди, как последнее усилие, используют методы управления временем, которые только усиливают борьбу с неправильным управлением временем.

Избегайте этих 11 распространенных ловушек тайм-менеджмента, в которые попадают большинство предпринимателей. Узнайте, как можно справиться с неумелым управлением временем – и вы исправите эту головную боль.

1. Отрицание у вас проблемы с управлением временем.

Я иногда говорил себе: "Если бы у меня было больше времени, я мог бы достичь X, Y и Z". Конечно, у нас не может быть больше 24 часов в день, так зачем тратить наши умственные силы на мысли об этой проблеме?

"Жаловаться на то, что времени недостаточно, никогда не даст вам больше времени. Это на мгновение заставляет вас чувствовать себя лучше, – написал Джон Машни в своей статье, – Но это очень больно. Жалобы на нехватку времени мешают вам увидеть реальность: что-то работает не так".

Перестаньте говорить, что у вас недостаточно времени для выполнения своих обязательств. Вместо этого, признайте, что вам нужно лучше управлять своим временем и начать экспериментировать с методами, которые помогут вам достичь ваших целей.

2. Пренебрежение планированием своего дня.

"Важно спланировать свой день с максимальной эффективностью. Вам не нужно знать, что вы делаете каждую минуту, но старайтесь ставить ежедневные цели, включая задачи, которые вы хотите выполнить, а затем расставляйте приоритеты в порядке важности", – предлагает Чонсе Мэддокс.

Проведите несколько минут вечером, раскладывая одежду и готовя еду к завтрашнему дню. Просмотр вашего календаря поможет вам психологически, сэкономит время утром и уменьшит усталость от принятия решения. Используете ли вы приложение для календаря или записываете подробный список дел, планирование вашего дня дает вам структуру, так что вы не будете размышлять, чтобы понять, что будет дальше.

3. Позволить "срочному" обогнать "важное".

Отличить «неотложных» от "важных" является проблемой для большинства предпринимателей. Как вы можете потушить пожар, когда идете на встречу с инвестором?

Я использую матрицу Эйзенхауэра, чтобы помочь мне расставить приоритеты в моих задачах, чтобы я не позволил срочно взять под контроль мое расписание. Возьмите все свои задачи и разместите их в четыре сектора:

Делать первым. Это самые важные обязанности, которые необходимо выполнить сегодня или завтра.

Читайте также: Всё, что нужно знать о двух типах сотрудников

График. Для важных задач, которые не являются срочными, вы можете запланировать их в свой календарь.

Делегировать. Если есть задачи, которые не важны, вы можете передать их кому-то другому.

Не делайте. Какие задачи не важны или неотложны? Удалите их из своих списков или добавьте в "хотел бы сделать, если я когда-нибудь получу шанс".

4. Неправильное делегирование.

Предприниматели гордятся тем, что являются мастером на все руки, но вам не нужно быть вовлеченным в каждую часть вашего бизнеса. Знайте, что происходит, но проверьте свое эго у двери и поручите правильные задачи соответствующим людям.

Если у вас нет персонала, поручите фрилансерам определенные задачи. Например, вы можете нанять личного помощника для управления календарем, электронной почтой, социальными учетными записями или блогом. Личные помощники могут также позаботиться о личных поручениях, подборе и бронировании вашего рейса и отеля для предстоящей деловой поездки.

5. Рано вставать.

Найдите минутку и прочитайте другие статьи по управлению временем. Вы найдете один из самых распространенных советов – рано вставать. Как тот, кто практикует привычку – я полностью понимаю обоснование. Допустим, вы просыпаетесь на час раньше. Вы можете использовать это время для просмотра своего календаря, физических упражнений, здорового завтрака, чтения или очистки своего почтового ящика, не отвлекаясь.

Вот в чем дело. Установка будильника на четыре часа ночи – это еще не все, что нужно для управления временем. Все дело в том, чтобы обойти свою максимальную производительность и выделить время, чтобы сосредоточиться на своих приоритетах. Подумайте об этом таким образом. Если вы сова, вы будете несчастны, если начнете просыпаться в какой-то невероятный ранний час.

Планируйте свои дни, чтобы работать над своими наиболее важными задачами, когда у вас есть больше энергии и сосредоточенности. Если ваш пик на закате, тогда вы должны выделить время, чтобы сосредоточиться на своих самых важных задачах. Это гораздо лучшая стратегия, чем борьба с внутренними часами вашего тела.

6. Быть негибким.

Независимо от того, насколько хорошо вы спланированы, вас прервут. Вот почему так важно, чтобы ваш календарь имел некоторую гибкость. Например, на днях все шло по плану до обеда, когда высококлассный клиент сообщил о некоторых технических проблемах с нашим программным обеспечением.

Читайте также: 7 способов организовать продуктивный рабочий перерыв

Моя команда и я должны были прекратить то, над чем мы работали, но, к счастью, я обычно оставляю открытым час после обеда – он всегда наполняется. В большинстве случаев, когда я проверяю свою электронную почту, встречаюсь со своей командой или просматриваю важного клиента, который не был запланирован. Однако из-за этого пустого места в моем календаре в тот день я смог решить проблему с клиентом, не перенося никакие другие пункты в моем списке дел.

7. Быть "идеальным".

Мы все стремимся обеспечить качественную работу, но постоянно стремиться к совершенству нереально. Часто давление, которое мы оказываем на себя, чтобы «быть идеальным», приводит нас к давлению других людей по поводу их проблем. Это того не стоит.

Возьмите Стива Джобса в качестве примера. Хотя его перфекционизм побудил его создать одни из самых знаковых продуктов в новейшей истории, он также увеличил время, затрачиваемое на разработку продуктов, и вызвал трения с работниками. Как предприниматель, вы уже знаете, что не можете позволить себе чрезмерно продлевать разработку своих продуктов или услуг. Если вы откладываете то, что должно быть сделано, – вы можете быть уверены, что кто-то другой избьет вас до глубины души.

8. Чрезмерное время совершения.

Мы склонны просчитывать, сколько времени займет выполнение задачи. Мы рассчитываем, что что-то займет всего час, тогда это займет около двух часов. Иногда все наоборот, но в любом случае это бросает разводной гаечный ключ во все наше расписание. То, что должно было быть сделано сегодня, должно быть отложено до завтра.

Не всегда легко определить, сколько времени вам потребуется, чтобы завершить задачу, но обычно это занимает больше времени, чем вы думаете. Лучшая идея – вести журнал времени не менее недели, чтобы увидеть, как вы проводите свое время. Вы можете сделать это вручную в блокноте или с помощью программного обеспечения для отслеживания времени.

9. Уборка вашего рабочего места ежедневно.

Я имею в виду, что вы должны оставить упаковку еды на вашем столе? Нет. Должны ли вы взять файл или инструмент и никогда не вернуть его на законное место? Конечно, нет. Первый – антисанитария, и если вы не вернете вещи домой, вы потратите кучу времени на поиск неуместных вещей.

Я имею в виду, что допустимо иметь небольшой беспорядок в вашем рабочем пространстве. Одно исследование показало, что грязный стол может зажечь творчество. Так что, если у вас нет времени, вам не нужно беспокоиться о небольшом беспорядке. Лично я выделил последний час пятницы во второй половине дня, чтобы очистить и организовать свое рабочее место. Конец недели обычно немного сужается, и это мягкое продуктивное задание, которое все еще заканчивает мою неделю на высокой ноте.

10. Работа без остановок.

Многие предприниматели гордятся тем, что потратили безумное количество часов при старте своего дела. Например, известно, что Элон Маск работает 80 часов в неделю. Правда заключается в том, что независимо от того, сколько у вас работы, каждому нужен перерыв, чтобы перефокусироваться.

11. Никогда не найти систему управления временем, которая работает для вас.

Нет недостатка в стратегиях и методах управления временем, но не существует универсального подхода к ценности времени. То, что хорошо работает для одного предпринимателя, может быть недостаточно для вас.

Читайте также: Лучшая мотивирующая фраза длиной всего в 3 слова

Экспериментируйте с различными методами управления временем, пока не найдете систему, которая работает лучше всего для вас. Это займет некоторое время методом проб и ошибок, но пока вы эффективно не распорядитесь своим временем, вы будете постоянно сражаться с часами.

Підписуйся на сторінки UAINFO у Facebook, Twitter і Telegram

Оригинал на Entrepreneur 

Перевод – UAINFO