То, что вы знаете, почему пишете какое-либо сообщение, кажется очевидным, поэтому большинство авторов даже не задумываются над этим. Когда вы в последний раз останавливались перед тем, как написать электронное письмо, чтобы спросить себя: «С какой целью я пишу это письмо?»

Когда вы пишете что-либо в рамках своих рабочих обязанностей – электронное письмо, мгновенное сообщение или внутренний отчет – вы преследуете  какую-то цель. Вы хотите подтолкнуть получателя к какому-либо действию, рассказать о чем-то своим коллегам, или,  может быть, просто продемонстрировать свою хорошую работу.

В условиях, когда на рабочих местах доминирует цифровое общение, письмо является важным инструментом оказания влияния и достижения целей. Но этот тип общения сопряжен с проблемами.

«Информационная перегрузка и темпы нашей цифровой жизни [привели к укорочению отрезков внимания]», – написал в прошлом году теоретик и тренер по коммуникациям Ник Морган в статье для Harvard Business Review. «[Тем не менее] сегодня, из-за возросших установок на получение результатов, как никогда важно иметь возможность управлять эффективностью влияния».

Приобретите привычку прежде чем нажать «отправить» или «поделиться», делать паузу, чтобы спросить себя: «Послужит ли эта часть письма достижению цели?». Это позволит избежать недопонимания и неэффективности.

Вот два вопроса, которые помогут вам понять цель написания текста и оптимизировать содержание для достижения ваших целей:

1. Какую пользу это принесет вам?

Начните со своих целей. Почему вы написали это письмо, сообщение или отчет? Что именно вы хотите, чтобы произошло после того, как кто-то прочтет это? Вы знаете, что хотите оказать некоторое влияние на читателя; установите свое намерение, определите его перед написанием.

Все, что вы включаете в свой текст, должно соответствовать этой основной цели. Не тратьте слова на нечеткие идеи и постороннюю информацию (люди, вероятно, не будут это читать).

Перечитывая то, что вы написали – пожалуйста, делайте это перед отправкой – поставьте себя на место читателя. Поймет ли он, чего вы пытаетесь достичь?

Например, наши авторы из The Penny Hoarder часто публикуют в нашем сообществе сообщения, желая собрать отзывы на свои истории. Для гипотетического рассказа о способах погашения задолженности по кредитной карте автор может опубликовать один из нескольких запросов:

Вы погасили задолженность по кредитной карте в прошлом году? Как?

Я пишу историю, чтобы помочь людям быстро погасить долг по кредитной карте. Вы погасили задолженность по кредитной карте? Если да, то как?

Нашли ли вы какие-либо методы, особенно полезные для погашения задолженности по кредитной карте, которые я мог бы описать в истории, которую намереваюсь опубликовать? Исходя из вашего опыта, что бы вы порекомендовали тому, кто имеет долг более 10 000 долларов и желает погасить его в этом году?

Читайте также: Inc.: 6 признаков того, что ваша способность к адаптации находится на достаточном уровне для достижения успеха

Третий вариант, скорее всего, даст писателю наиболее полезные ответы, потому что здесь ясно, чего он хочет достичь с помощью этого обмена мнениями. Второй, кажется, содержит больше деталей, чем первый, но он не так настроен, как третий, на достижение своей цели, поскольку в нем не ясно читаются намерения.

Понимание своей цели и ее четкое изложение экономят время каждого читающего и в конечном итоге способствуют созданию лучшего контента.

2. Какую пользу это принесет читателю?

Любое убеждающее письмо, т. е. большинство писем, которые вы пишете на работе, опирается на простую основу: аудитория. Если вы не можете обратиться к своему читателю, никакие навыки композиции или знание предмета ничего не значат.

Уясните для себя цели вашего читателя и то, как они вписываются в ваши ожидания.

«Предугадывайте любые вопросы, которые могут быть заданы, и подготовьтесь к тому, чтобы обсудить преимущества этой темы с ключевыми заинтересованными сторонами, поскольку они будут принимать окончательное решение», – пишет Рик Гиббс в Forbes в статье, посвященной теме влияния на коллег.

В приведенном выше примере, цели читателей могут заключаться в следующем: желание, чтобы их цитировали в истории, желание содействовать выполнению миссии компании, помогающей людям меньше думать о деньгах, или желание, чтобы их хорошие идеи были услышаны. (Не стоит недооценивать силу последнего.)

Читайте также: Inc.: Как полностью успокоить свой перегруженный мозг за 5 минут

В других ситуациях цель читателя может касаться более чувствительных вопросов и вступать в конфликт с вашей. Возможно, вы хотите добавить еще одну должность для своих сотрудников, в то время как ваш исполнительный директор хочет сократить расходы на персонал. Подумайте, почему они поставили перед собой эту цель и как ваша соотносится с ней. Как ваше сообщение может удовлетворить потребности, и повлиять на читателя – не убедив их изменить свою цель, а продемонстрировав, что ваша цель может помочь им достичь своей цели?

Перечитывая письмо перед отправкой, спросите себя, помогает ли ваше письмо читателю понять, что именно в нем для него полезно.

В приведенных выше примерах первый вариант ничего не говорит о том, как запрос повлияет на читателя. Второй вариант выписан немного точнее, можно понять, что этот запрос – для написания истории, но то, что нужно автору, неясно. Третий вариант объясняет, как запрос повлияет на читателя и как это вписывается в миссию в целом.

Підписуйся на сторінки UAINFO у Facebook, Twitter і Telegram

Оригинал на Inc.

Перевод – UAINFO